I Arkibas findes et menupunkt, der hedder ”Diverseregisteringer”. Det er
særdeles velegnet til at registrere materialetyper, som ikke i forvejen har
egne ”registrerings-blanketter” (som f.eks arkivfonds, billeder, sekvens-
og ktp-registeringer).
I Diverseregistreringer kan man f.eks. registrere avisudklip eller
avisregistreringer, "mapper" med tryksager, artikler, kopier,
lokalhistoriske bøger eller forespørgsler. Der er mange muligheder.
I Diverseregisteringer kan man vælge mellem 17 forskellige signaturer. Til
rådighed er:
C, D, E, G, H, I, J, M, N, O, Q, R, S, U, X, Y og Z.
Det kan anbefales at bruge signaturer, som det er nemme at huske, f.eks. U
for udklip, M for mapper osv.
Dalum-Hjallese Lokalarkiv har i nogle år registreret fotokopier og udklip i
Diverseregistreringer i Arkibas. Jytte Raun har skrevet nedenstående
opskrift:
Udklip og fotokopier af uddrag fra bøger registreres i Arkibas i
Diverseregistreringer.
I Dalum-Hjallese har vi valgt at bruge bogstavet C til at registrere udklip
og fotokopier.
Vi har også valgt at opdele udklippene og fotokopierne i 3 emnegrupper:
C 1 –
10.000 handler om alt, hvad der ikke hører til i de 2 næste
grupper
C 10.001 – 20.000 handler om sport
C 20.001 – 30.000 handler om personnavnestof
(fødselsdage, bryllupper, jubilæer, begravelser o.l.)
Opdelingen skyldes, at det er nemmere at finde udklippene og fotokopierne,
da hver emnegruppe er lagt i hver sine arkivæsker, så man ikke skal igennem
så mange omslag for at finde det rette.
Selve registreringen:
Gå ind i Arkibas.
Find Diverseregistreringer.
Skriv C og det nummer udklippet eller fotokopien skal have.
Under indhold skrives i de 2 første emnegrupper enten overskriften på
artiklen eller ét evt. flere emneord, som henviser til, hvad artiklen
handler om.
Efter overskriften eller emneordene anføres hvor udklippet er fra (f.eks.
Fyens Stiftstidende eller ved en fotokopi titlen på den bog, kopien stammer
fra).
Under indhold i emnegruppen med personnavnestof skrives navnet på den
person udklippet handler om (Eks. Jensen, Hans). I næste linie anføres om
det handler om fødselsdag, bryllup, jubilæum eller begravelse. Herefter
anføres hvor udklippet er fra (Eks. Fyens Stiftstidende).
Ved sted anføres vejnavn, der henfører til det, artiklen handler om. (Eks.
Dalumvej, hvis udklippet handler om noget med Dalum Papirfabrik).
Ved personnavnestof er det ikke altid, der er anført en adresse. I de
tilfælde bruger vi stedkoden: Dalum-Hjallese ukendt.
Under datering anføres datoen på den avis, udklippet er fra. Hvis det er en
fotokopi fra en bog anføres bogens udgivelsesår.
Ved placering skriver vi: Fotokopi- og avisudkliparkivet. Hvis man vælger
at klæbe sine udklip i udklipsbøger skal der her noteres nummeret på den
pågældende udklipsbog og evt. sidetal. (Eks. Udklipsbog nr. 20, side 8).
Herefter trykkes F 8 og der laves det antal henvisningsord, der skønnes
nødvendigt for at udklippet eller fotokopien vises ved søgning af det
pågældende emne. Henvisningsordene laves efter samme princip som ved
arkivfonds og billeder.